Hay muchos usuarios de Google Docs. e inclusos algunos obligados pro sus trabajos o centros educativos que no conocen estas funcionalidades que les podían ayudar en su labor con este tipo de documentos.
Trabajar con Google Docs es algo realmente cómodo y útil, ya que siempre tienes todo localizado en el mismo sitio y permite una gran capacidad de organización.
Es cierto que dependes de internet para poder trabajar en línea y, lógicamente, hay otras plataformas que también permiten un buen trabajo, pero de documentos de Google quizás no se conocen todas sus funciones. Por ello, te explicamos sus funciones más desconocidas pero efectivas.
- Dictado con voz
No es lo mismo que escribirlo con el teclado, en cuanto a términos de precisión, pero quizás para ahorrar tiempo esta función puede ser realmente práctica. Puedes activarlo desde ‘Herramientas’ en ‘Escribir por voz’.
Cuando concedas los permisos pertinentes, solo tienes que pulsar en el botón de ‘Haz clic para hablar’, bajo el icono del micrófono.
- Traducción de documentos
En Google Docs puedes traducir un documento completamente sin necesidad de ninguna extensión. Solamente tienes que ir a ‘Herramientas’ y después a ‘Traducir documento’. En ese momento se generará un nuevo archivo y solo tendrás que elegir cuál será el idioma final.
- Pegar sin formato
Esta función es bastante más útil de lo que parece, sobre todo cuando coges la información de diferentes sitios y quieres ponerla en tu texto, pero en lugar de usar el pegado estándar o Control + V (Command + V en MacOS), puedes pegar sin formato. Así, contenido tendrá la misma apariencia que el resto del documento.
Puedes hacerlo desde el menú de ‘Editar’ o con los atajos de teclado Command+Shift+V en Mac o Ctrl+Shift+V en Windows.
- Edita en cualquier momento
Lo más habitual cuando quieres añadir una imagen a un documento es haberla editado antes, pero Google Docs tiene a tu disposición un editor de imágenes bastante fácil de utilizar. Con solo tocar la imagen, aparecerá un menú con opciones como recortar, añadir bordes, cambiar colores… No es un editor extenso, pero puede servir de ayuda.
- Añade imágenes de Google Fotos
Si utilizas Google Fotos como aplicación para almacenar tus fotos, podrás añadirlas al ordenador directamente desde documentos de Google. Para ello dirígete a ‘Insertar’, después a ‘Imagen’ y dentro de esta a ‘Fotos’. Fíjate que también puedes hacerlo desde Drive, de la web o hasta de la cámara.
- Envío directo por email
En vez de tener que descargar el documento, abrir una ventana para entrar a tu correo electrónico y adjuntarlo, podrás ahorrar mucho más tiempo, ya que desde Google Docs podrás enviarlo directamente. Simplemente con entrar en ‘Archivo’, ‘Correo electrónico’ y ‘Enviar este archivo por correo electrónico’.
- Relación de documentos
Una de las cosas más interesantes que tiene Drive es que puedes guardar diferentes proyectos al completo y puedes enlazarlos unos con otros para tener acceso de manera más rápida, independientemente de en cuál estés trabajando.
Si utilizas el atajo de teclado Ctrl/Cmd + K se te abrirá un abanico de enlaces de documentos de tu almacenamiento de Google y evitarás tener que abrirlo en otra pestaña, siendo así mucho más accesible.
- Usarlo de manera offline
Si no dispones de internet y quieres seguir trabajando con Google Docs lo puedes hacer, pero tendrás que tener en cuanta que la función de autoguardado no estará disponible mientras no tengas conexión. En ese caso tendrás que guardarlo de manera manual y en el momento en el que vuelvas a tener conexión se actualizará. Podrás activarlo en ‘Archivos’ y ‘Activar acceso sin conexión’.
- Ver los cambios en el documento
Si hemos realizado bastantes modificaciones en un archivo, pero queremos volver a una versión más inicial del mismo, documentos de Google dispone de una herramienta para llegar a ficha versión de una manera más rápida.
Es muy útil para cuando tenemos archivos en grupo y queremos ver quién ha hecho los cambios más recientes. Así tendremos un mayor control sobre las modificaciones que se hagan. Basta con ir a Archivo’ y a ‘Ver historial de versiones’.
